Phụ lục kèm Công văn 13460/BTC-QLKT hướng dẫn những nội dung kiểm tra, giám sát việc chấp hành pháp luật kế toán tại các đơn vị kế toán.

Đối với doanh nghiệp, có thể tổng hợp thành sáu nhóm trọng tâm sau đây.

3.1. Kiểm tra việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán

Lưu trữ tài liệu kế toán là một trong những nội dung được đề cập chi tiết tại phụ lục công văn.

Cơ quan kiểm tra có thể xem xét:

– Thời điểm đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ.

– Việc phân loại, sắp xếp và quản lý hồ sơ.

– Thời hạn lưu trữ đối với từng loại tài liệu.

– Điều kiện bảo quản và khả năng truy xuất hồ sơ.

– Việc sử dụng tài liệu kế toán trong thời gian lưu trữ.

– Quy trình tiêu hủy tài liệu khi hết thời hạn lưu trữ.

Đặc biệt, phụ lục có đề cập yêu cầu đưa tài liệu vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán, tùy trường hợp.

Tuy nhiên, thời hạn lưu giữ cụ thể không giống nhau đối với mọi loại tài liệu. Doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ theo quy định tương ứng, thay vì áp dụng một thời hạn chung cho toàn bộ chứng từ.

Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên xây dựng danh mục hồ sơ kế toán, xác định thời hạn lưu trữ và phân công người chịu trách nhiệm quản lý.

3.2. Kiểm tra chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Theo phụ lục công văn, hoạt động kiểm tra có thể tập trung vào việc lập, nội dung, sử dụng và quản lý chứng từ kế toán.

Doanh nghiệp nên rà soát những vấn đề sau:

– Chứng từ có phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không?

– Nội dung chứng từ có đáp ứng yêu cầu của pháp luật kế toán?

– Chứng từ có được lập, ký và quản lý đúng quy định?

– Hồ sơ kèm theo có đủ căn cứ giải trình nghiệp vụ?

– Dữ liệu trên chứng từ có phù hợp với sổ kế toán?

Ví dụ, đối với nghiệp vụ mua hàng, doanh nghiệp có thể cần đối chiếu hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và bút toán hạch toán.

Việc kiểm tra tính nhất quán giữa các tài liệu giúp phát hiện chênh lệch trước khi phát sinh yêu cầu giải trình từ cơ quan có thẩm quyền.

Doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết 10 sai sót kế toán thường gặp khi kiểm toán doanh nghiệp để nhận diện những sai lệch phổ biến và chủ động rà soát chứng từ, sổ sách.

3.3. Kiểm tra hệ thống tài khoản và sổ kế toán

Hệ thống tài khoản và sổ kế toán phản ánh quá trình ghi nhận, phân loại và tổng hợp thông tin tài chính.

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, nội dung kiểm tra bao gồm:

– Việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán.

– Sự phù hợp của tài khoản với chế độ kế toán đang áp dụng.

– Việc ghi sổ theo nội dung, phương pháp quy định.

– Hình thức và hệ thống sổ kế toán.

– Quy trình mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán.

Doanh nghiệp cần xác định chính xác chế độ kế toán áp dụng trong từng kỳ, bao gồm các văn bản sửa đổi hoặc thay thế có hiệu lực tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

Điểm cần chú ý: Sử dụng phần mềm kế toán không đồng nghĩa với việc mọi bút toán đều chính xác. Bộ phận kế toán vẫn phải kiểm soát tài khoản, nội dung hạch toán và tính nhất quán của dữ liệu.

3.4. Kiểm tra việc lập và nộp báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là một trong những nhóm nội dung quan trọng được đề cập tại phụ lục Công văn 13460/BTC-QLKT.

Các nội dung có thể được kiểm tra bao gồm:

– Việc lập và trình bày báo cáo tài chính.

– Sử dụng đúng hệ thống biểu mẫu áp dụng.

– Tính đầy đủ của các chỉ tiêu.

– Sự phù hợp với chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán liên quan.

– Thời hạn lập và nộp báo cáo.

– Nơi tiếp nhận báo cáo theo quy định.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kiểm tra sự nhất quán giữa báo cáo tài chính, sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết và các hồ sơ giải trình.

Những chênh lệch chưa được làm rõ có thể làm tăng thời gian kiểm tra, đối chiếu và yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung.

3.5. Kiểm tra tổ chức bộ máy kế toán và nhân sự

Không chỉ kiểm tra số liệu, cơ quan có thẩm quyền còn có thể xem xét việc tổ chức bộ máy kế toán và phân công trách nhiệm.

Các vấn đề đáng chú ý gồm:

– Mô hình tổ chức bộ phận kế toán.

– Việc bố trí người làm kế toán và kế toán trưởng.

– Điều kiện, tiêu chuẩn của người đảm nhiệm chức danh kế toán.

– Việc phân công, thay đổi hoặc bàn giao công việc.

– Trách nhiệm của người quản lý và nhân sự kế toán.

Đối với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài, việc ký hợp đồng dịch vụ không tự động loại trừ trách nhiệm pháp lý của đơn vị kế toán và những người có trách nhiệm liên quan.

Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế phối hợp rõ ràng, nhất là trong việc cung cấp chứng từ, phê duyệt số liệu và lưu giữ tài liệu.

3.6. Kiểm tra các quy định khác về kế toán

Ngoài những nội dung trên, phụ lục còn đề cập đến việc chấp hành quy định về đơn vị tính, chữ viết, chữ số và kỳ kế toán.

Doanh nghiệp cần bảo đảm việc sử dụng đơn vị tiền tệ trong kế toán phù hợp với quy định áp dụng.

Đồng thời, việc xác định kỳ kế toán, ghi nhận nghiệp vụ và trình bày thông tin phải đáp ứng yêu cầu của Luật Kế toán và chế độ kế toán tương ứng.

Đây có thể là những vấn đề ít được quan tâm trong quá trình vận hành hằng ngày nhưng vẫn thuộc phạm vi kiểm tra theo quy định.